Din cuprinsul Ordinului MMSSF nr.98/2006, va prezentam mai jos:

Anexa nr.2 - Proceduri de predare/primire a carnetelor de munca aflate in evidenta institutiilor din administratia publica centrala sau locala ori a angajatorilor, societati comerciale sau regii autonome cu capital majoritar de stat, la casele teritoriale de pensii, in vederea aplicarii prevederilor art. 160 alin. (6) din Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale, cu modificarile si completarile ulterioare.

Prezentele proceduri reglementeaza modul de organizare si desfasurare a activitatii de predare/primire catre casele teritoriale de pensii a carnetelor de munca aflate in evidenta institutiilor din administratia publica centrala sau locala ori a angajatorilor - societati comerciale sau regii autonome cu capital majoritar de stat -, denumite in continuare institutii sau angajatori, in vederea desfasurarii activitatii de preluare a datelor referitoare la perioadele de stagiu de cotizare realizat in sistemul public de pensii anterior datei de 1 aprilie 2001, precum si la veniturile salariale aferente.

1. In temeiul prevederilor art. 2 alin. (1) din Hotararea Guvernului nr. 1768/2005 privind preluarea din carnetele de munca a datelor referitoare la perioadele de stagiu de cotizare realizat in sistemul public de pensii anterior datei de 1 aprilie 2001, institutiile sau angajatorii care pastreaza si completeaza, potrivit prevederilor legale, carnete de munca urmeaza sa puna aceste documente la dispozitia casei teritoriale de pensii in a carei raza teritoriala isi au sediul.

2. Carnetele de munca trebuie sa fie completate cu toate inscrisurile pana la data de 1 aprilie 2001 si sa fie certificate pentru perioadele de pana la aceasta data, conform documentelor gestionate de aceste institutii sau de angajatori. Certificarea se va efectua pe primul rand liber al carnetului de munca.

3. Carnetele de munca vor fi insotite de copii ale actelor de identitate ale titularilor, din care sa rezulte codul numeric personal. Copiile actelor de identitate vor fi prinse cu capse de prima pagina a carnetului de munca.

4. Casele teritoriale de pensii vor solicita in scris institutiilor sau angajatorilor sa predea carnetele de munca ale propriilor angajati in termen de maximum 30 de zile lucratoare de la primirea instiintarii scrise.

5. La preluarea carnetelor de munca de la institutiile sau angajatorii prevazuti la pct. 1 personalul caselor teritoriale de pensii va verifica indeplinirea conditiilor prevazute la pct. 2 si 3.

6. Institutiile sau angajatorii vor prezenta carnetele de munca aflate in evidenta lor, insotite de copiile actelor de identitate ale titularilor, din care sa rezulte codul numeric personal, in ordinea alfabetica a numelui titularilor, in cutii de carton numerotate, puse la dispozitie in acest scop de catre casele teritoriale de pensii.
Cutiile utilizate la depozitarea carnetelor de munca vor avea aplicata o eticheta continand codul casei teritoriale de pensii ce urmeaza sa efectueze preluarea datelor din carnetul de munca, codul unic de identitate (CUI) al institutiei sau al angajatorului care depune carnetele de munca, precum si numarul cutiei. Numarul cutiei este unic la nivelul casei teritoriale de pensii care va tine evidenta cutiilor distribuite.

7. In vederea transmiterii lor catre casele teritoriale de pensii, institutiile sau angajatorii vor centraliza carnetele de munca si vor intocmi pentru fiecare cutie, cu ajutorul unui program informatic furnizat de casa teritoriala de pensii, un formular continand doua procese-verbale de predare/primire.
Formularul va fi intocmit in doua exemplare, pe hartie, insotit de un fisier pe suport electronic, care va contine seria si numarul carnetului de munca, numele si prenumele titularului, codul numeric personal al titularului, precum si codul unic de identificare (CUI) al angajatorului. De asemenea, vor fi mentionate datele de identificare a cutiei in care este depozitat carnetul: codul casei teritoriale de pensii si numarul cutiei.

8. Cutiile continand carnetele de munca, insotite de procesele-verbale si de fisierele pe suport electronic, vor fi predate, de catre reprezentantii desemnati ai institutiilor sau angajatorilor, reprezentantilor desemnati ai caselor teritoriale de pensii.
Cu aceasta ocazie se verifica similitudinea datelor inscrise in fisierul pe suport electronic cu cele inscrise in procesele-verbale, prin obtinerea unui opis intern de prelucrare, al carui continut trebuie sa fie identic cu cel inscris in procesele-verbale.
Predarea/primirea carnetelor de munca se va face ulterior verificarii continutului cutiilor, prin semnarea de catre reprezentantii desemnati ai institutiilor sau angajatorilor si, respectiv, de catre reprezentantii desemnati ai caselor teritorile de pensii a procesului-verbal de predare/primire 1.
In cazul in care se constata lipsa sau deteriorarea unor carnete de munca ori corecturi sau stersaturi in masura sa produca aparitia unor suspiciuni legate de corectitudinea datelor, acest fapt va fi consemnat in procesul-verbal de predare/primire 1 la rubrica 1 "Observatii la primirea carnetelor de munca la casa teritoriala de pensii" si va fi sesizata conducerea respectivelor unitati, in vederea luarii masurilor ce se impun, potrivit legii.

9. Dupa incheierea operatiunlior de preluare si inregistrare a datelor, reprezentantii desemnati ai caselor teritoriale de pensii vor preda reprezentantilor desemnati ai institutiilor sau angajatorilor cutiile continand carnetele de munca, pe baza completarii procesului-verbal de predare/primire 2.
Predarea/primirea carnetelor de munca se va face ulterior verificarii continutului cutiilor. In cazul in care se constata lipsa sau deteriorarea unor carnete de munca, acest lucru va fi consemnat in procesul-verbal de predare/primire 2 la rubrica 2 "Observatii la predarea carnetelor de munca de catre casa teritoriala de pensii" si va fi sesizata conducerea respectivei case teritoriale de pensii, in vederea luarii masurilor ce se impun, potrivit legii.

10. In termen de 15 zile lucratoare de la primire, institutiile sau angajatorii vor proceda, pe baza datelor din procesele-verbale, la verificarea carnetelor de munca predate.

11. Activitatea de predare/primire la casele teritoriale de pensii a carnetelor de munca, in vederea aplicarii prevederilor art. 160 alin. (6) din Legea nr. 19/2000, cu modificarile si completarile ulterioare, se realizeaza de personal desemnat prin decizie a directorului executiv al casei teritoriale de pensii.

12. Degradarea, distrugerea ori pierderea carnetelor de munca de catre persoanele desemnate ,se sanctioneaza potrivit legii.

Conform prevederilor HG nr. 1.413 din 4 noiembrie 2008 pentru modificarea si completarea Hotararii Guvernului nr. 1.768/2005 privind preluarea din carnetele de munca a datelor referitoare la perioadele de stagiu de cotizare realizat in sistemul public de pensii anterior datei de 1 aprilie 2001 termenu-limita de predare a carnetelor de munca de catre persoanele fizice si juridice pentru activitatea de preluare a datelor este 30 noiembrie 2009 iar termenul-limita de predare a carnetelor de munca de catre persoanele fizice si juridice pentru activitatea de scanare a carnetelor de munca este 30 noiembrie 2010.